Complaints and Compliments

As equally beneficial as Complaints, Compliments are encouraged as they help us during our reflections and when analysing our strengths and weaknesses. Pin-pointing the areas that are triumphant in our practices, enables us to continue providing specific services that positively impact the Childrens time in our care. 

 

 What We Will Do  

• Encourage Open Communication - We will foster a culture of open communication with parents/carers and children, encouraging them to voice any concerns they may have regarding our services. We believe that transparent communication is essential for maintaining trust and ensuring the best possible care for the children.  

• Handle Complaints Sensitively - We will handle all complaints with sensitivity and confidentiality, respecting the privacy and dignity of those involved. Our aim is to resolve issues through constructive dialogue and mutual understanding, creating a supportive environment for addressing concerns.  

• Ensure Accessibility - We will ensure that our complaints procedure is easily accessible to all parties involved, including parents, children, and the local authority if childcare is arranged for a relevant child. Clear information about how to make a complaint will be provided, and we will be readily available to offer guidance and support.  

• Inform Childminding Assistants - Where applicable, we will inform our childminding assistants about our complaint procedure, providing them with a copy and ensuring they are appropriately trained in its operation. This ensures that our entire team is equipped to handle complaints effectively and in line with our policies.  

• Provide Information on Advocacy Services - We will inform parents about advocacy services that may assist them in resolving complaints, including signposting them to relevant resources such as PACEY for parents - settling disputes. Our goal is to empower parents to seek the support they need to address their concerns effectively.  

• Commit to Timely Resolution - We are committed to addressing complaints promptly, aiming to resolve them within 14 days of receipt. If additional time is required for thorough investigation or resolution, we will seek the complainant’s agreement to extend this timeline while keeping them informed of progress throughout the process.  

• Maintain Detailed Records - We will maintain detailed records of all complaints, including the nature of the complaint, actions taken, and the outcome of our investigation. This information will be documented using a standardised complaint form and made available to CIW upon request, ensuring transparency and accountability in our procedures.  

• Communicate Resolution to Relevant Parties - Upon resolution of a complaint, we will communicate the outcome to all relevant parties involved, including those responsible for arranging childcare. This ensures that all stakeholders are informed of the outcome and any actions taken to address the concerns raised.  

• Advise on Right to Complain - We will advise parents of their right to complain to the Local Authority if childcare has been arranged by them, providing information on how to access the relevant complaint procedure. This empowers parents to seek further resolution if they are dissatisfied with our internal process. 

• Address Complaints subject to Concurrent Consideration (See Below) - In cases where a complaint becomes subject to concurrent consideration, we will collaborate with relevant bodies to determine the appropriate handling. We will follow Regulation 36 requirements and seek appropriate advice and guidance to ensure that complaints are addressed effectively and in line with legal obligations. 

Explanatory Note on Complaints subject to Concurrent Consideration 

• If a complaint becomes subject to concurrent consideration due to legal proceedings or ongoing investigations, we will work collaboratively with relevant bodies to determine the best course of action. This may involve temporarily discontinuing consideration if it could compromise other proceedings, with the option to resume at the complainant’s request.  

At Daffodil, we are committed to maintaining the highest standards of care and professionalism, and our complaints procedure reflects this commitment. We strive to ensure that all praises and concerns are addressed promptly, fairly, and with the utmost respect for the well-being of the children and their families.  

CIW Contact Information 

Telephone: 0300 7900 126 

E-mail: CIW@gov.wales 

 

Trefn Gwyno  

 

Yn Daffodil, rydym wedi ymrwymo i fynd i’r afael ag unrhyw bryderon neu gwynion yn brydlon ac yn effeithiol er mwyn sicrhau lles y plant yn ein gofal. Rydym yn cadw at Reoliadau Gwarchod Plant a Gofal Dydd (Cymru) 2010 a'r Safonau Gofynnol Cenedlaethol ar gyfer Gofal Plant a Reoleiddir i blant hyd at 12 oed. Yn benodol, Rheoliadau: 32: Cwynion, 33 Ymdrin â chwynion, 34 Datrysiad Lleol, 35 Ystyriaeth ffurfiol, 36 Cwynion sy'n destun ystyriaeth gydamserol a Safon 19: Mae plant a'u rhieni yn hyderus y gwrandewir ar eu cwynion, eu cymryd o ddifrif ac y gweithredir arnynt. 

 

Yr un mor fuddiol â Chwynion, anogir Canmoliaeth gan eu bod yn ein helpu yn ystod ein myfyrdodau ac wrth ddadansoddi ein cryfderau a'n gwendidau. Mae nodi'r meysydd sy'n fuddugoliaethus yn ein harferion yn ein galluogi i barhau i ddarparu gwasanaethau penodol sy'n cael effaith gadarnhaol ar amser y Plant yn ein gofal. 

  

Yr hyn a Wnawn 

• Annog Cyfathrebu Agored - Byddwn yn meithrin diwylliant o gyfathrebu agored gyda rhieni/gofalwyr a phlant, gan eu hannog i leisio unrhyw bryderon sydd ganddynt am ein gwasanaethau. Credwn fod cyfathrebu tryloyw yn hanfodol ar gyfer cynnal ymddiriedaeth a sicrhau’r gofal gorau posibl i’r plant. 

• Ymdrin â Chwynion yn Sensitif - Byddwn yn ymdrin â phob cwyn gyda sensitifrwydd a chyfrinachedd, gan barchu preifatrwydd ac urddas y rhai dan sylw. Ein nod yw datrys problemau trwy ddeialog adeiladol a chyd-ddealltwriaeth, gan greu amgylchedd cefnogol ar gyfer mynd i'r afael â phryderon. 

• Sicrhau Hygyrchedd - Byddwn yn sicrhau bod ein trefn gwyno ar gael yn hawdd i bawb dan sylw, gan gynnwys rhieni, plant, a’r awdurdod lleol os trefnir gofal plant ar gyfer plentyn perthnasol. Bydd gwybodaeth glir am sut i wneud cwyn yn cael ei darparu, a byddwn ar gael yn rhwydd i gynnig arweiniad a chefnogaeth. 

• Hysbysu Cynorthwywyr Gwarchod Plant - Lle bo'n berthnasol, byddwn yn hysbysu ein cynorthwywyr gwarchod plant am ein trefn gwyno, gan roi copi iddynt a sicrhau eu bod wedi'u hyfforddi'n briodol i'w gweithredu. Mae hyn yn sicrhau bod ein tîm cyfan yn gallu ymdrin â chwynion yn effeithiol ac yn unol â'n polisïau. 

• Darparu Gwybodaeth am Wasanaethau Eiriolaeth - Byddwn yn hysbysu rhieni am wasanaethau eiriolaeth a allai eu cynorthwyo i ddatrys cwynion, gan gynnwys eu cyfeirio at adnoddau perthnasol megis PACEY i rieni - setlo anghydfodau. Ein nod yw grymuso rhieni i geisio’r cymorth sydd ei angen arnynt i fynd i’r afael â’u pryderon yn effeithiol. 

• Ymrwymo i Ddatrysiad Amserol - Rydym wedi ymrwymo i fynd i'r afael â chwynion yn brydlon, gyda'r nod o'u datrys o fewn 14 diwrnod o'u derbyn. Os bydd angen amser ychwanegol ar gyfer ymchwiliad neu ddatrysiad trylwyr, byddwn yn ceisio cytundeb yr achwynydd i ymestyn y llinell amser hon tra’n rhoi gwybod iddynt am gynnydd drwy gydol y broses. 

• Cadw Cofnodion Manwl - Byddwn yn cadw cofnodion manwl o bob cwyn, gan gynnwys natur y gŵyn, y camau a gymerwyd, a chanlyniad ein hymchwiliad. Bydd y wybodaeth hon yn cael ei dogfennu gan ddefnyddio ffurflen gwyno safonol a bydd ar gael i AGC ar gais, gan sicrhau tryloywder ac atebolrwydd yn ein gweithdrefnau. 

• Cyfleu Datrysiad i Bartïon Perthnasol - Ar ôl datrys cwyn, byddwn yn cyfathrebu'r canlyniad i'r holl bartïon perthnasol, gan gynnwys y rhai sy'n gyfrifol am drefnu gofal plant. Mae hyn yn sicrhau bod yr holl randdeiliaid yn cael gwybod am y canlyniad ac unrhyw gamau a gymerir i fynd i'r afael â'r pryderon a godwyd. 

• Cyngor ar Hawl i Gwyno - Byddwn yn hysbysu rhieni o'u hawl i gwyno i'r Awdurdod Lleol os yw gofal plant wedi'i drefnu ganddynt, gan ddarparu gwybodaeth ar sut i gael mynediad at y weithdrefn gwyno berthnasol. Mae hyn yn grymuso rhieni i geisio datrysiad pellach os ydynt yn anfodlon ar ein proses fewnol. 

• Mynd i'r afael â Chwynion sy'n destun Ystyriaeth Gydamserol (Gweler Isod) - Mewn achosion lle mae cwyn yn dod yn destun ystyriaeth gydamserol, byddwn yn cydweithio â chyrff perthnasol i benderfynu ar yr ymdriniaeth briodol. Byddwn yn dilyn gofynion Rheoliad 36 ac yn ceisio cyngor ac arweiniad priodol i sicrhau bod cwynion yn cael sylw effeithiol ac yn unol â rhwymedigaethau cyfreithiol. 

Nodyn Esboniadol ar Gwynion yn amodol ar Ystyriaeth Gyfredol 

• Os daw cwyn yn destun ystyriaeth gydamserol oherwydd achos cyfreithiol neu ymchwiliadau parhaus, byddwn yn gweithio ar y cyd â chyrff perthnasol i benderfynu ar y camau gweithredu gorau. Gall hyn olygu rhoi’r gorau i ystyried dros dro os gallai beryglu achosion eraill, gyda’r opsiwn i ailddechrau ar gais yr achwynydd. 

Yn Daffodil, rydym wedi ymrwymo i gynnal y safonau uchaf o ofal a phroffesiynoldeb, ac mae ein trefn gwyno yn adlewyrchu’r ymrwymiad hwn. Ymdrechwn i sicrhau yr eir i’r afael â phob pryder yn brydlon, yn deg, a chyda’r parch mwyaf tuag at les y plant a’u teuluoedd. 

Gwybodaeth Gyswllt AGC 

Ffôn: 0300 7900 126 

E-bost: CIW@gov.wales