At Daffodil WLC, we adhere to the Childminding and Daycare (Wales) Regulations 2010 and the National Minimum Standards for Regulated Childcare, with a particular focus on Standard 5.1, which entails maintaining records and procedures for dealing with instances where a child is lost or not collected. Our approach is aligned with Wales Safeguarding Procedures and supplemented by guidance from the All Wales Practice Guide Safeguarding children who go missing from home or care.
Supervision and Safety Measures
To ensure the safety of the children in our care, we have implemented various measures to prevent incidents such as children getting lost. These measures include strict protocols and proactive strategies designed to maintain a secure environment:
- All exterior doors are kept securely locked, with keys stored on a designated hook inaccessible to children, preventing any unauthorised departures.
- Garden gates are secured with a combination padlock to further enhance safety and deter intruders.
- Before any outing, we carefully maintain the appropriate adult-to-child ratio as per regulatory standards and conduct thorough risk assessments to identify and address potential hazards.
- Outing locations are selected within proximity to the premises to ensure adequate staffing levels for proper supervision throughout the excursion.
- Children are securely restrained in pushchairs or with safety harnesses during outings to minimise the risk of wandering or becoming lost.
- Staff members carry unnamed photographs of all participating children during outings for swift identification if needed.
Procedure for a Missing Child
In the event of a child going missing, we take immediate action:
- A thorough search protocol is implemented, with one designated adult conducting a meticulous search of all areas visited by the child, prioritising their safety and swift retrieval.
- An unnamed photograph of the missing child is made available to aid in search efforts.
- If the child is not located within the initial search (10 Minutes), the police are notified promptly, followed by contacting the child's parents or guardians and the Care Inspectorate Wales.
Care Inspectorate Wales, regional office Tel: 0300 7900 126.
- In our communication with the police, we provide comprehensive information about the missing child, including their personal details and relevant preferences. This includes vital information such as the child's name, age, physical description, any distinguishing features, and details of their last known whereabouts. Additionally, we provide the police with any pertinent medical or behavioural information that may assist in locating and safeguarding the child.
- Recognising the importance of community involvement in times of crisis, we extend our efforts to notify neighbouring residences about the missing child. By disseminating this information within the local community, we gain additional support and resources in the search effort. Neighbours may provide valuable assistance or information that could aid in the safe return of the child to their family.
Handling non-arrivals
If a child fails to arrive at our setting as arranged, such as an older child walking from school, or if a parent/carer fails to communicate non-attendance, we attempt to contact the parents to confirm their expected arrival. If the child was due and is delayed for 20 minutes, the missing child procedure is enacted.
We kindly request that any instances of non-arrival, such as sick days or delays, be communicated to us before the session start time. This allows our childcare providers to adjust the daily schedule accordingly to accommodate any lateness or changes.
Procedure for Uncollected Children
If a child is not collected within a reasonable timeframe, we follow these steps:
- A charge of £1 per minute is applied for delays exceeding 5 minutes past the agreed collection time. This measure ensures that our staff are available to provide the necessary childcare during the extended period.
- Contact attempts are initiated if the child remains uncollected 15 minutes beyond the agreed time.
- We continue attempts to reach the parents or emergency contacts until successful communication is achieved.
- If there is no response from any of the contact numbers we have for the child after an additional 30 minutes, making a total of 45 minutes of non-collection and non-contact, we escalate the matter to the local authority duty social worker.
Child Duty & Assessment Team: 01291 635 669
Out of hours duty desk tel no: 0800 328 4432
(Monday to Thursday 5pm to 8.30am. Friday 4.30pm until 8.30am on the following
Monday. Bank holidays and weekends 24 hours.)
Email: Childduty@monmouthshire.gov.uk
Plentyn ar goll, yn mynd ar goll neu heb ei gasglu
Yn Daffodil, rydym yn cadw at Reoliad 30 Rheoliadau Gwarchod Plant a Gofal Dydd (Cymru) 2010 a’r Safonau Gofynnol Cenedlaethol ar gyfer Gofal Plant a Reoleiddir, gan ganolbwyntio’n benodol ar Safon 5.1, sy’n golygu cadw cofnodion a gweithdrefnau ar gyfer ymdrin ag achosion pan fo plentyn yn dioddef. ar goll neu heb ei gasglu. Mae ein hymagwedd yn cyd-fynd â Gweithdrefnau Diogelu Cymru ac wedi’i hategu gan ganllawiau o Ganllaw Ymarfer Cymru Gyfan Diogelu plant sy’n mynd ar goll o gartref neu ofal.
Goruchwyliaeth a Mesurau Diogelwch
Er mwyn sicrhau diogelwch y plant yn ein gofal, rydym wedi gweithredu amrywiol fesurau i atal digwyddiadau megis plant rhag mynd ar goll. Mae’r mesurau hyn yn cynnwys protocolau llym a strategaethau rhagweithiol sydd wedi’u cynllunio i gynnal amgylchedd diogel:
- Mae'r holl ddrysau allanol yn cael eu cadw'n ddiogel dan glo, gyda'r allweddi'n cael eu storio ar fachyn dynodedig nad yw'n hygyrch i blant, sy'n atal unrhyw ymadawiadau heb awdurdod.
- Mae gatiau'r ardd wedi'u diogelu gyda chlo clap cyfunol i wella diogelwch ymhellach ac atal tresmaswyr.
- Cyn unrhyw wibdaith, rydym yn cynnal y gymhareb oedolyn-plentyn briodol yn ofalus yn unol â safonau rheoleiddio ac yn cynnal asesiadau risg trylwyr i nodi a mynd i'r afael â pheryglon posibl.
- Dewisir lleoliadau gwibdaith yn agos at y safle i sicrhau lefelau staffio digonol ar gyfer goruchwyliaeth briodol drwy gydol y wibdaith.
- Mae'r plant yn cael eu hatal yn ddiogel mewn cadeiriau gwthio neu gyda harneisiau diogelwch yn ystod gwibdeithiau i leihau'r risg o grwydro neu fynd ar goll.
- Mae aelodau'r staff yn cario ffotograffau dienw o'r holl blant sy'n cymryd rhan yn ystod gwibdeithiau i'w hadnabod yn gyflym os oes angen.
Gweithdrefn ar gyfer Plentyn Coll
Os bydd plentyn yn mynd ar goll, byddwn yn cymryd camau ar unwaith:
- Gweithredir protocol chwilio trylwyr, gydag un oedolyn dynodedig yn cynnal chwiliad manwl o'r holl feysydd y mae'r plentyn yn ymweld â nhw, gan flaenoriaethu eu diogelwch a'u hadalw'n gyflym.
- Mae llun dienw o'r plentyn coll ar gael i gynorthwyo ymdrechion chwilio.
- Os nad yw’r plentyn wedi’i leoli yn y chwiliad cychwynnol (10 Munud), caiff yr heddlu eu hysbysu’n brydlon, ac yna cysylltu â rhieni neu warcheidwaid y plentyn ac Arolygiaeth Gofal Cymru.
Arolygiaeth Gofal Cymru, swyddfa ranbarthol Ffôn: 0300 7900 126.
- Yn ein cyfathrebiad â’r heddlu, rydym yn darparu gwybodaeth gynhwysfawr am y plentyn sydd ar goll, gan gynnwys ei fanylion personol a’i ddewisiadau perthnasol. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth hanfodol fel enw'r plentyn, oedran, disgrifiad corfforol, unrhyw nodweddion gwahaniaethol, a manylion am eu lleoliad hysbys diwethaf. Yn ogystal, rydym yn rhoi unrhyw wybodaeth feddygol neu ymddygiadol berthnasol i’r heddlu a allai fod o gymorth i ddod o hyd i’r plentyn a’i ddiogelu.
- Gan gydnabod pwysigrwydd cynnwys y gymuned ar adegau o argyfwng, rydym yn ymestyn ein hymdrechion i hysbysu preswylfeydd cyfagos am y plentyn coll. Trwy ledaenu'r wybodaeth hon o fewn y gymuned leol, rydym yn cael cymorth ac adnoddau ychwanegol yn yr ymdrech chwilio. Gall cymdogion roi cymorth neu wybodaeth werthfawr a allai helpu’r plentyn i ddychwelyd yn ddiogel at ei deulu.
Ymdrin â rhai nad ydynt yn cyrraedd
Os bydd plentyn yn methu â chyrraedd ein lleoliad fel y trefnwyd, megis plentyn hŷn yn cerdded o’r ysgol, neu os yw rhiant/gofalwr yn methu â chyfathrebu diffyg presenoldeb, byddwn yn ceisio cysylltu â’r rhieni i gadarnhau eu bod yn disgwyl cyrraedd. Os oedd disgwyl i'r plentyn gael ei eni a'i fod yn cael ei ohirio am 20 munud, caiff y weithdrefn plentyn coll ei rhoi ar waith.
Gofynnwn yn garedig i ni roi gwybod i ni am unrhyw achosion o beidio â chyrraedd, megis diwrnodau salwch neu oedi, cyn amser dechrau'r sesiwn. Mae hyn yn caniatáu i'n darparwyr gofal plant addasu'r amserlen ddyddiol yn unol â hynny i ddarparu ar gyfer unrhyw hwyrni neu newidiadau.
Gweithdrefn ar gyfer Plant Heb eu Casglu
Os na chaiff plentyn ei gasglu o fewn amserlen resymol, rydym yn dilyn y camau hyn:
- Codir tâl o £0.50 y funud am oedi o fwy na 5 munud ar ôl yr amser casglu a gytunwyd. Mae’r mesur hwn yn sicrhau bod ein staff ar gael i ddarparu’r gofal plant angenrheidiol yn ystod y cyfnod estynedig.
- Cychwynnir ymdrechion cyswllt os na chaiff y plentyn ei gasglu 15 munud y tu hwnt i'r amser y cytunwyd arno.
- Rydym yn parhau i geisio cyrraedd y rhieni neu gysylltiadau brys hyd nes y bydd cyfathrebu llwyddiannus wedi'i gyflawni.
- Os na cheir ymateb gan unrhyw un o’r rhifau cyswllt sydd gennym ar gyfer y plentyn ar ôl 30 munud ychwanegol, gan wneud cyfanswm o 45 munud o ddiffyg casglu a diffyg cyswllt, rydym yn uwchgyfeirio’r mater at weithiwr cymdeithasol ar ddyletswydd yr awdurdod lleol.
Tîm Dyletswydd ac Asesu Plant: 01291 635 669
Rhif ffôn desg ddyletswydd y tu allan i oriau: 0800 328 4432
(Dydd Llun i ddydd Iau 5pm i 8.30am. Dydd Gwener 4.30pm tan 8.30am ar y canlynol
Dydd Llun. Gwyliau banc a phenwythnosau 24 awr.)
E-bost: Childduty@monmouthshire.gov.uk